Diese Aufbewahrungs- und Speicherrichtlinie der DHA regelt die datenmäßige Behandlung aller Daten und Dokumente, die bei der DHA eingehen. Daten in diesem Sinne sind alle Angaben über Personen oder Gesellschaften, die geeignet sind, Rückschlüsse auf eine Person oder eine Gesellschaft zu ziehen, insbesondere, aber nicht nur, die Stammdaten dieser Personen oder Gesellschaften. Dokumente in diesem Sinne sind alle Unterlagen, die Personen einreichen oder die sonst Personen zugeordnet werden können.
Diese Richtlinie gilt sowohl für analoge Daten und Dokumente wie für digitale Daten und Dokumente. Diese Richtlinie findet Anwendung auf alle Daten, die der DHA zur Verfügung gestellt werden.
Die Aufbewahrungsfrist gibt den Zeitraum an, für die Daten und Dokumente (Akten, auch virtuell) bei der DHA aufzubewahren sind, bevor eine Aussonderung und Vernichtung (Löschung) durchgeführt werden kann. Sie beginnt jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres, in der online eine Veröffentlichung erfolgt ist. Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht und/oder die Unterlagen vernichtet. Auf Anfrage können die Dokumente digital übermittelt werden. Im Einzelnen gelten folgende Fristen:
| Inhalte von Blogbeiträgen | unbefristet |
| Kontaktdaten der Teilnehmer am HR-Award | 5 Jahre |
| Alle übrigen Daten und Dokument | 5 Jahre |
Über die Vernichtung/Löschung der Daten und Dokumente ist ein Nachweis zu führen.
Köln im Mai 2018
Deutsche Hotelakademie
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